Handleiding
Kunst na School

Aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid

Sinds schooljaar 2015-2016 worden er na schooltijd door diverse aanbieders cursussen kunsteducatie op basisscholen in het Westland gegeven. Dat betekent dat er het een en ander geregeld moet worden met betrekking tot de aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid tijdens de cursussen. Middels deze handreiking wordt inzichtelijk gemaakt hoe de verhoudingen liggen en welke zaken eventueel geregeld moeten worden. We raden zowel de scholen als de culturele aanbieders sterk aan hun verzekeringen te controleren en na te gaan of en hoe de handreiking van toepassing is op hun specifieke situatie.


De relaties en bijbehorende verantwoordelijkheid

Wanneer een aanbieder de basisschool in komt om cursussen te geven is er sprake van diverse partijen met diverse rollen. In principe is het zo dat de basisschool een overeenkomst met de ouders afsluit. Immers, de basisschool coördineert de inschrijvingen, handelt betalingen af en betaalt de aanbieders. Uiteraard heeft degene aan wie de zorg wordt toevertrouwd, in dit geval de naschoolse aanbieder, ook een verantwoordelijkheid voor de leerlingen. Zowel opdrachtgever (de school) als opdrachtnemer (de aanbieder) zijn hoofdelijk aansprakelijk voor wat er gebeurt tijdens de activiteit. De ouders kiezen zelf wie zij aansprakelijk stellen wanneer hun kind iets overkomt. Omdat het schoolbestuur zich bij laat staan door derden, is de kans groot dat zij de verantwoordelijkheid draagt als de aanbieder niet aan de zorgplicht voldoet. Echter, het schoolbestuur kan altijd proberen om de aansprakelijkheid vervolgens door te schuiven naar de aanbieders. De ouders hebben hier dan niets meer mee te maken.

De (reis)tijd tussen einde schooltijd en begin cursus valt onder de verantwoordelijkheid van de school. Tijdens de naschoolse activiteit is de aanbieder verantwoordelijk, tenzij de calamiteit voortkomt uit de locatie. De eigenaar van de locatie is te allen tijde verantwoordelijk voor de veiligheid van de omgeving. De aanbieder draagt de verantwoordelijkheid over zodra de kinderen zijn opgehaald of, en hier is schriftelijk toestemming van ouders voor nodig, het moment dat het kind zelfstandig naar buiten gaat om naar huis te lopen.

Indien er kinderen zelfstandig van school naar de naschoolse activiteit gaan, is hier schriftelijke toestemming van de ouders voor nodig.

De BSO is in deze opzet afnemer van de opdrachtgever. De ouders van BSO kinderen moeten toestemming geven voor deelname van het kind aan de cursus. De BSO kan dan niet meer verantwoordelijk en aansprakelijk zijn.

Verzekeringen

Gezien de bovenstaande verantwoordelijkheden is het aan te raden dat de school en de aanbieder hun verzekeringen goed op orde hebben. Voor de aanbieder geldt dat het verstandig is om een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.

De scholenkoepels zijn collectief verzekerd. Alle verzekeringen zijn in ieder geval geschikt voor leerlingen van de eigen school, met betrekking tot ongevallen en aansprakelijkheid. Dit laatste geldt alleen indien de benadeelde kan bewijzen dat de school niet aan haar zorgplicht heeft voldaan. Zeker in de situatie waarin er kinderen van buiten de eigen school deelnemen aan de cursus is het raadzaam om contact op te nemen met de verzekeringsmaatschappij. Indien de verzekering geen aansprakelijkheid of ongevallen van leerlingen van buiten de school dekt, dient het de voorkeur om de verzekering uit te breiden.

VOG

Westland Cultuurweb verplicht aanbieders in het naschoolse traject een onderwijs-VOG te overleggen. De aanbieder vraagt de VOG aan op naam van Westland Cultuurweb. Westland Cultuurweb voorziet iedere afnemende school van een kopie voor het personeelsarchief.

Gezien de BSO geen opdrachtgever van de aanbieder is, heeft de BSO behalve de rol van afnemer geen formele rol in de verhoudingen. De BSO is dan ook niet verplicht om een kopie van de VOG in haar bezit te hebben.


Toestemming ouders

Bij de inschrijfformulieren vindt u een document waarmee de oudertoestemming voor vervoer geregeld kan worden.

De BSO moet ook toestemming van ouders vragen, waarbij aangegeven wordt dat het een externe activiteit betreft die niet onder de verantwoordelijkheid van de BSO valt. De BSO is dan niet verplicht een VOG van de aanbieder in haar bezit te hebben.

Bronnen

· Berg, M.F.M. van den; Buijssen, R.A.J. (8 oktober 2007). Aansprakelijkheid binnen de Brede School bij aanbod van activiteiten in het primair en voortgezet onderwijs. Universiteit van Tilburg, Centrum voor Aansprakelijkheidsrecht. Verkregen op 21 april 2015 via http://www.bredeschool.nl/fileadmin/PDF/2008-17-7_Rapport_UvT_Aansprakelijkheid.pdf.

· Landelijk Steunpunt Brede Scholen (n.d.). Regels over de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) in het onderwijs, kinderopvang en peuterspeelzaal.

· Stoute, M.; Vliet, S. van; Balstra, M.; Stegge, M. (maart 2012). Checklist aansprakelijkheid en verzekeringen naschoolse activiteiten in Amsterdam. Gemeente Amsterdam.

Financiële afhandeling

Als school bent u verantwoordelijk voor de financiële afhandeling van de naschoolse cursussen. Dit betekent dat u aanbieders betaalt, facturen stuurt aan Westland Cultuurweb en de BSO(‘s) en verantwoording aflegt over de bestede gelden. In dit hoofdstuk leest u hoe de financiën afgehandeld kunnen worden.

Voor vragen over de financiële afhandeling, facturen en afrekeningen, kunt u contact opnemen met Linda Pronk via lpronk@westlandcultuurweb.nl.

Vrij budget

Cultuurweb ondersteunt alle scholen die aan het programma meedoen met een zogenaamd vrij budget. Dit bedrag kan de school inzetten voor coördinatie en administratie maar ook voor wervende activiteiten, communicatiemiddelen of andere mogelijkheden ten gunste van het naschoolse cultuureducatieprogramma. Mocht je twijfelen over de geschiktheid van een bestemming, neem dan contact op met Cultuurweb.

De hoogte van het vrije budget wordt als volgt bepaald:

· Elke school krijgt een vast bedrag van € 650.

· Daarnaast ontvangt de school een bedrag van € 2,50 per kind. Hierbij geldt het aantal leerlingen van de oktobertelling van 2021.

Dit vrij budget wordt aan het begin van het schooljaar beschikbaar gesteld. Aan het einde van het schooljaar zal Cultuurweb vragen waar het vrij budget aan is besteed. Een eventueel overgebleven bedrag wordt verrekend met het toe te kennen budget voor het nieuwe schooljaar.

Nadat de verantwoording is ontvangen, krijgt u van Cultuurweb bericht over de hoogte van het door u te ontvangen vrij budget. U stuurt Cultuurweb voor dit bedrag een factuur met de omschrijving ‘Vrij budget naschools programma Kunst na School 2022-2023’.

Factureren aan Westland Cultuurweb

Iedere periode mag u een factuur sturen aan Westland Cultuurweb. De hoogte van de factuur is afhankelijk van de kosten van de aanbieder, de materiaalkosten en het aantal deelnemende kinderen. Iedere school ontvangt van Westland Cultuurweb per periode een Excel-bestand met een financieel overzicht. In dit overzicht vindt u de materiaalkosten en de kosten van de aanbieder terug. Na het invullen van het aantal deelnemende kinderen rekent het bestand uit hoe hoog de factuur aan Westland Cultuurweb voor die periode dient te zijn. De factuur aan Westland Cultuurweb kan aan het begin van de periode worden verstuurd. Op deze factuur dienen het aantal reguliere en het aantal BSO-leerlingen te worden vermeld. Ook dient het Excel-format van de betreffende periode meegestuurd te worden als bijlage. Houd rekening met de volgende vervaltermijnen voor het indienen van facturen.

Blok Vervaltermijn 1 Vervaltermijn 2

Blok 1 maandag 14 november 2022 maandag 12 december 2022

Blok 2 maandag 23 januari 2023 maandag 20 februari 2023

Blok 3 maandag 20 maart 2023 maandag 17 april 2023

Blok 4 maandag 29 mei 2023 maandag 26 juni 2023

Na het verstrijken van de eerste vervaltermijn ontvangt u een herinnering van Westland Cultuurweb. Indien er bij het verstrijken van de tweede vervaltermijn nog geen factuur binnen is, vervalt het recht op vergoeding van de kosten.

Overigens is het mogelijk dat u in een bepaalde periode winst hebt gedraaid. Dit komt doordat enkele cursussen lage materiaal- en docentenkosten hebben en/of een grote groep kinderen kunnen betrekken. Onderaan de streep vindt u dan bij ‘Factuur aan Cultuurweb’ een negatief bedrag. Graag ontvangt Westland Cultuurweb ook in die gevallen het ingevulde Excel-bestand. In het Excel-bestand voor het volgende blok wordt dan de winst uit het voorgaande blok verrekend.

Factureren aan de BSO(‘s)

Diverse BSO’s hebben aangegeven een deel van het cursusbedrag te willen betalen. Dit geldt alleen voor de kinderen die op de specifieke dag van de cursus naar de BSO gaan.

Zorg voor een goede communicatie met de BSO’s over de vergoeding van deze kinderen. Het bedrag dat aan de BSO gefactureerd dient te worden wordt automatisch door het Excel-bestand berekend. De factuur aan de BSO kan aan het begin van de periode worden verstuurd.

Facturen van aanbieders

De aanbieders van de cursussen zijn geregistreerd bij de Kamer van Koophandel en zullen u een factuur sturen voor de afgenomen cursussen. De aanbieders hebben de prijzen hiervoor afgesproken met Westland Cultuurweb. In Het Excel-bestand kunt u inzien welke bedragen de cursusaanbieder bij u in rekening mag brengen. Indien de factuur van de aanbieder niet overeenkomt met de bedragen in het financiële format dient u de aanbieder op de correcte bedragen te wijzen. Mocht de aanbieder hier vragen over hebben kunt u de aanbieder doorverwijzen naar Westland Cultuurweb. De factuur van de aanbieder kan na afloop van de cursussen worden betaald.

De praktische uitvoering

Neem bij vragen over de praktische uitvoering, afstemming over leerlingenaantallen etc. contact op met Jasmijn van Holsteijn via jvanholsteijn@westlandcultuurweb.nl.

Aanbieders

Als directeur of coördinator van de naschoolse kunstcursussen bent u verantwoordelijk voor de communicatie met de aanbieders. Zorg ervoor dat u voor aanvang van de cursus contact opneemt met de aanbieders en randvoorwaarden zoals de locatie afstemt. Communiceer hierbij duidelijk dat de aanbieder zelf verantwoordelijk is voor het contact met de kinderen en hun ouders tijdens de cursus. Geef daarom voor aanvang van de cursus een namenlijst met e-mailadressen en telefoonnummers van de ouders voor het geval de aanbieder een cursusbijeenkomst niet door kan laten gaan. De aanbieder dient dan zelf contact op te nemen met de deelnemers over het uitvallen van de cursusbijeenkomst. De aanbieder is verplicht om in dit geval de cursus een week langer door te laten gaan.

De aanbieder kan aan het einde van de cursus een factuur aan u overhandigen of sturen. Deze kunt u met de verzamelde middelen van de kinderen, Westland Cultuurweb en eventueel de Bso(‘s) en/of de Westlandpas betalen.

In het Excel-bestand met de financiële informatie vindt u de namen en contactgegevens van de aanbieders die in uw school komen. Ook vindt u hier de data en doelgroepen van de afgesproken cursussen. Voor de uitgebreidere cursusinformatie kunt u de eerder ontvangen brochure met naschools kunsteducatieaanbod raadplegen. U kunt contact op nemen met Jasmijn voor aanvullende foto’s en beeldmateriaal van een specifieke aanbieder om de promotie te ondersteunen.

Deelnemers

In het Excel-bestand is ook aangegeven hoeveel kinderen er maximaal deel kunnen nemen aan de cursus. Voor doorgang van de cursus geldt een minimum van zes kinderen. Indien u dit aantal niet haalt en een cursus toch door wilt laten gaan vragen wij u contact op te nemen met Westland Cultuurweb. Ook als u een cursus annuleert moet Westland Cultuurweb hiervan op de hoogte worden gesteld. Het annuleren van een cursus bij de aanbieder dient uiterlijk een maand voor de aanvang van de cursus te gebeuren.

Het kan altijd gebeuren dat een deelnemer op het laatste moment besluit om de cursus toch niet te willen volgen. Het is mogelijk dat u de aanbieder heeft bevestigd, maar hierdoor op het laatste moment toch het minimum aantal deelnemers niet haalt. Communiceer daarom goed met de deelnemers over de afzegtermijn. Het is raadzaam om afzeggingen in de week voorafgaand aan de start aan de cursus en afzeggingen gedurende de cursus geen restitutie van de cursusprijs te geven.

Communicatie

U bent als school vrij om de communicatie vorm te geven op een manier die u prettig vindt. We vragen u om hierbij altijd de naam en het logo van Westland Cultuurweb op te voeren. Het logo wordt u apart als bijlage meegestuurd. Voor persberichten en andere media-uitingen is het uiteraard het leukst om in te zoomen op de specifieke situatie bij u op school.


Ook ontvangt u een digitale flyer van ons. Deze flyer bevat informatie over de cursussen, het aanmeld- en inschrijfproces, de mogelijkheid voor financiële ondersteuning en de contactgegevens van de scho(o)l(en) en de BSO(‘s). Indien u ook gedrukte flyers heeft aangevraagd ontvangt u deze begin van het schooljaar van Westland Cultuurweb. U kunt deze flyer, eventueel voorzien van een inschrijfformulier, uitdelen aan de (oudste) kinderen.